Автоматизированы следующие функции:
- Документооборот (ECM)
- Делопроизводство
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Описание
ООО УК "Татбурнефть" управляет несколькими предприятиями, которые проводят геолого-геофизические работы для разведки и эксплуатации месторождений нефти, оказывают полный спектр геофизических услуг в нефтяных скважинах, включая горизонтальные, контроль за разработкой месторождений, бурение эксплуатационных скважин (наклонно-направленных, горизонтальных), ремонт скважин старого фонда (бурение боковых и боковых горизонтальных стволов), в т.ч. информационно-технологическое сопровождение, обработка геолого-геофизической информации с помощью новейших вычислительных комплексов.
Цели, которые поставил перед нами заказчик:
- Уменьшение времени согласования договоров, за счет автоматизации данного процесса;
- Организация ограниченного доступа по видимости договоров в разрезе организаций и пользователей;
- Получение оперативной информации о ходе согласования договора;
- Отслеживание лимитов времени согласования и сумм по видам услуг;
- Формирование реестра по договорам, заключенным каждой организацией.
Специалисты ООО "Компания АиБ" предложили свою оригинальную разработку.
Перечень функций подсистемы, задачи, которые данный программный продукт решает:
- Занесение первичной информации по контрагенту;
- Проведение проверки контрагента (от данной процедуры отказались). На основании проведенных проверок – возможность формирования отчетов.;
- Создание карточки юридического договора:
- реализована процедура автоматического присвоения регистрационных номеров;
- реализована процедура отслеживания факсовой копии, вместо оригинала договора;
- реализована проверка лимитов по договору (отделом цен и договоров составляются лимиты по видам услуг для расходных договоров на год. Программа позволяет отслеживать количество и сумму по договорам по каждому конкретному виду услуг и не позволяет заключать договора, по которым идет превышение лимитов);
- реализована процедура установки и контроля лимитов времени на согласование договора по должности сотрудника;
- реализована процедура прикрепления и сохранения в архив всех файлов по созданному договору.
- Согласование карточки юридического договора, со всеми ранее прикрепленными файлами (разработано несколько схем согласования). В процессе согласования всем его участникам направляются напоминания как в самой программе, так и по электронной почте.
- При необходимости создание дополнительных соглашений и протоколов разногласий к договору. Данные элементы так же подлежат согласованию.
- Разработаны различные отчеты:
- Реестр по договорам – позволяет гибко настраивать группировки и отборы по всем юридическим договорам, которые хранятся в системе;
- Напоминания по договорам – отчет предназначен для кураторов и согласующих лиц по договору;
- Юридические договоры с факсовыми копиями – позволяет просмотреть все договоры, по которым не получены оригиналы;
- Согласование договоров – позволяет отслеживать как этап согласования, на котором находится конкретный договор, так и время, затраченное каждым специалистом на его согласование;
- Ошибки инициаторов – показывает основные ошибки, допущенные кураторами договора в ходе его создания (с точки зрения программных ошибок)
Данный программный продукт позволил сократить время согласования договоров:
- В силу автоматизации процесса согласования договоров (согласование только в электронном виде)- так как предприятия находятся на удаленном расстоянии друг от друга, на сегодняшний день отпала необходимость физически перевозить договора;
- После установки лимитов по времени согласования договоров каждый пользователь оперативно отслеживает информацию о необходимости проставить свою визу, либо внести изменения в договор;
- Оперативное получение информации о ходе согласования;
- Хранение всех копий прикрепленных файлов к договору, что позволяет в любой момент времени открыть и посмотреть текст договора, а так же сметы, графики и т.п.
Автоматизированы места всех специалистов участвующих в процессе согласования договора:
- Юрисконсульт;
- Главный бухгалтер;
- Специалисты отдела цен и договоров;
- Специалисты финансовой службы;
- Специалисты ЗиК;
- Специалисты отдела снабжения;
- Инициаторы (кураторы) договоров;
- Директорат.
Обучение проводилось по двум направлениям индивидуально на каждом рабочем месте. Первое направление: инициаторы договоров – полное обучение по всем этапам создание карточки договора и дальнейшего курирования, а так же обучение по отчетам системы.
Второе: согласующие лица – более краткое обучение - только самому процессу согласования договоров и эксплуатации отчетов системы.
Заказчиком были предоставлены списки сотрудников, участвующих в процессе заведения, курирования и согласования договоров. В дальнейшем были составлены графики обучения и обучен каждый специалист. Общее количество обученных 110 чел.
Внедрение
Общее число автоматизированных рабочих мест: 110
Среднее число подключений к базе: 30
Параметры
- Вариант работы (файловый, сетевой, клиент-сервер) - файловый;
- Общее количество автоматизированных рабочих мест - 75;
- Среднее количество подключений к базе в день - 50;
- Количество справочников - 19;
- Видов документов - 4;
- Регистров - 5;
- Отчетов - 10;
- Количество вводимых документов в день ( в нашей базе чаще используются элементы справочника Юр.договоры) - 20;
- Среднее число строк в одном документе -10;
- Объем информационной базы (Мб) на момент описания - 2000 Мб
- Параметры оборудования и сети - 100 Мб/с
- Среднее число одновременных подключений к базе - 30