Постановка бюджетного управления с последующей автоматизацией процесса бюджетирования на платформе «1С:Предприятие 8» в группе компаний «Татбурнефть»

Описание консалтинговой части проекта

Группа компаний «Татбурнефть» была создана в 2008 году на базе ООО «Татнефть-Бурение», объединяющем буровые предприятия Татарстана. Группа состоит из ООО «УК «Татбурнефть» и управляемых ею организаций. Ключевыми направлениями деятельности группы является строительство скважин для последующей нефтедобычи. Центральный офис находится в г. Альметьевск, Республики Татарстан. Строительство буровых ведется как на территории Республики Татарстан, так и за пределами Республики, на месторождениях Самарской, Оренбургской, Ульяновской областей. Целью деятельности ООО «УК «Татбурнефть» является эффективное управление предприятиями группы.

Руководством ООО «УК «Татбурнефть» в 2010г. был инициирован проект по оптимизации управленческого учета и системы бюджетирования и внедрению программного продукта «Бюджетирование бурового предприятия» на предприятиях группы, а также оптимизации бизнес-процессов, связанных с:

• проведением договорной компании;
• построением учета в части договорной работы, отвечающего корпоративным требованиям и стандартам, существующим на предприятии;
• мониторингом договорной деятельности компании.

Руководителем проекта со стороны заказчика было принято решение разделить его на два этапа, которые в свою очередь имеют разные цели, содержания работ и результаты.

Этап 1: Постановка бюджетного управления с последующей автоматизацией процесса бюджетирования на платформе «1С:Предприятие 8» в группе компаний «Татбурнефть».

• Целью первого этапа являлась разработка единой нормативно-справочной информации для группы предприятий «Татбурнефть» и стандарта ведения бюджетирования и управленческого учета на предприятиях группы, как методологической основы его автоматизации, позволяющего:
  • обеспечить максимально достоверные расчеты прогноза производственной и финансово-хозяйственной деятельности в целом по всем предприятиям, управляемых ООО «УК «Татбурнефть», а также каждого предприятия группы;
  • обеспечить контроль над выполнением установленных производственных, технико-экономических, финансово-экономических показателей деятельности;
  • обеспечить своевременные поступления, спланировать выплаты денежных средств каждого предприятия группы в периоде осуществления хозяйственной деятельности организации, с целью недопущения недостатка (дефицита) денежных средств на расчетных счетах предприятий;
  • определить сферу ответственности всех служб и отделов (центров финансовой ответственности) предприятия в формировании планового и фактического финансового результата деятельности, а также управления денежными потоками предприятия.

В ходе первого этапа проекта выполнены следующие работы:

• разработана единая система нормативно-справочной информации управленческого учета, в единую систему включаются следующие справочники:
  • Классификатор показателей управленческого учета (статьи БДР) (в учетных системах справочники «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы»),
  • Справочник статей движения денежных средств (статьи БДДС);
• определены центры финансовой ответственности и разработана матрица ответственности по статьям бюджетирования и ЦФО, на основании которых строятся консолидированные БДДС и БДР;
• разработана схема сбора данных и формирования бюджета доходов и расходов;
• разработана схема сбора данных ожидаемых показателей и бюджета движения денежных средств;
• разработана система формирования значений показателей управленческого учета;
• разработаны принципы сбора фактических данных из учетных систем бухгалтерского учета по статьям БДР и статьям БДДС с требуемой детализацией;
• разработаны регламентные формы, принимаемые для организации процесса бюджетирования.

В результате проведенных работ был создан документ «Регламент организации бизнес-процесса планирования финансово-хозяйственной деятельности, составления бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и осуществления контроля над их исполнением в ООО «УК «Татбурнефть» и управляемых организациях», который включает в себя:

• порядок и сроки формирования плановых данных хозяйственной деятельности предприятия по различным сценариям формирования бюджетов доходов и расходов, формирования фактических данных хозяйственной деятельности предприятия и анализа отклонений;
• порядок и сроки формирования бюджета движения денежных средств по различным сценариям и анализа исполнения бюджета;
• разработанные схемы сбора данных и регламентированные формы.

Результатом первого этапа проекта стала разработанная методология ведения управленческого учета и бюджетирования. Внедрение системы «Бюджетирование бурового предприятия», согласно разработанной методологии, позволило оптимизировать бизнес-процессы, повысило их прозрачность и оперативность, позволило получать максимально достоверные прогнозируемые данные, осуществлять оперативный контроль за исполнением прогнозов, позволило получить дополнительные уровни детализации.

Этап 2: Оптимизация процессов, связанных с проведением договорной компании в Группе компаний «Татбурнефть» и их последующая автоматизация на базе программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8». В ходе второго этапа проекта:

• проведен анализ существующих на предприятии стандартов и методик ведения договорной работы;
• разработаны рекомендации по оптимизации существующих стандартов ведения учета договоров, которые положены в основу новых правил и методик учета;
• разработана и утверждена схема документооборота в области договорной работы, а также составлены методические инструкции на её основе;
• разработана система показателей, позволяющих оценить эффективность договорной работы, а также составлены схемы сбора информации по плановым и фактическим значениям этих показателей;
• разработаны унифицированные формы отчетности, необходимые для мониторинга договорной деятельности компании.

В результате консалтинговой части второго этапа проекта предприятие получило следующие возможности:

• планировать суммы и сроки при проведении договорной компании, с возможностью последующего анализа по фактическим данным;
• сократить время и трудозатраты на проведение договорной компании;
• анализировать ситуацию, сложившуюся на предприятии в результате проведенной договорной компании в короткие сроки по данным разработанной отчетности;
• оперативно принимать управленческие решения.

Автоматизированы следующие функции:

• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Бюджетирование, финансовое планирование

Описание работ по внедрению

Целью данного проекта являлась оптимизация бизнес-процессов бюджетирования и формирования плана доходов и расходов на предприятиях группы «Татбурнефть»:

• автоматизация процесса формирования бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС),регламентированной управленческой отчетности;
• автоматизация формирования план-фактного анализа ведения хозяйственной деятельности;
• формирование консолидированного БДР и консолидированного БДДС, сводной управленческой отчетности;

За основу была взята оригинальная конфигурация «Бюджетирование бурового предприятия» ООО «Компании А&Б» на базе платформы «1С:Предприятие 8.1», ранее разработанная и успешно внедренная на буровых предприятиях.

В ходе внедрения:

• разработаны дополнительные алгоритмы для автоматического расчета планируемых показателей;
• организован обмен с учетными системами для:
  • возможности использования единых справочников,
  • автоматического сбора данных, необходимых для планирования,
  • загрузки фактических данных,
  • выгрузки лимитов по статьям при заключении договоров;
• проведено обучение сотрудников всех ЦФО на местах вводу данных и получению предварительно настроенных регламентированных отчетов и настраиваемых отчетов;
• проведено обучение специалистов планового отдела настройке системы, включающей в себя:
  • настройку состава показателей для каждого ЦФО,
  • настройку состава расшифровки каждого показателя,
  • настройку регламентированных отчетов;
  • разработаны и переданы ответственным сотрудникам детальные инструкции по всем аспектам работы системы.

В системе «Бюджетирование бурового предприятия» можно:

• вводить, хранить, использовать в дальнейшем в расчетах информацию о технико-экономических показателях (ТЭП),
• рассчитывать нормы на основные и вспомогательные материалы (по данным смет),
• по данным о ТЭП и рассчитанных норм формировать показатели бюджетов по переменным статьям бюджетов,
• формировать различные варианты производственных программ (в режиме пользователя),
• самостоятельно определять необходимые аналитические разрезы по статьям бюджетов (в режиме пользователя),
• распределять агрегатные показатели (суммы условно-постоянных статей) на заказчиков, виды деятельности, периоды и т.д.,
• получать бюджеты отдельно для каждого направления бизнеса (проекта, заказчика, вида деятельности и т.д.),
• корректировать бюджеты посредством применения мероприятий по снижению затрат, увеличения дополнительных источников финансирования,
• формировать консолидированные бюджеты,
• рассчитывать лимиты на заключение договоров,
• формировать БДДС из БДР,
• формировать новый бюджет по имеющемуся при изменении ТЭП и (или) цен,
• загружать из систем бухгалтерского учета фактические данные о БДДС и БДР в двух вариантах аналитики: по первичным данным (анализ «как появились затраты?» и по распределенным данным (анализ «как распределились затраты?»),
• получать различные «настраиваемые» отчеты.

Внедрение системы «Бюджетирование бурового предприятия» позволило оптимизировать бизнес-процессы, повысило их прозрачность и оперативность, позволило получить дополнительные уровни детализации. Организация единой базы данных для группы предприятий, находящихся в разных удаленных точках республики Татарстан, позволило ЦФО оперативно осуществлять планирование, а сотрудникам планово-экономического отдела осуществлять оперативный контроль за планированием с необходимой детализацией.

Внедрение

группа компаний «Татбурнефть»

ООО «УК «Татбурнефть» было создано в 2008 году на базе ООО «Татнефть-Бурение», объединяющем буровые предприятия Татарстана. Ключевыми направлениями деятельности предприятия является строительство скважин для последующей нефтедобычи. Центральный офис компании находится в г. Альметьевск, Республики Татарстан. Строительство буровых ведется как на территории Республики Татарстан, так и за пределами Республики, на месторождениях Самарской, Оренбургской, Ульяновской областей. Под управлением «ООО «УК «Татбурнефть» находится группа предприятий. Целью деятельности ООО «УК «Татбурнефть» является эффективное управление предприятиями группы.

Общее число автоматизированных рабочих мест: 90

Среднее число подключений к базе: 5

Параметры

• Вариант работы (файловый, сетевой, клиент-сервер) - сетевой;
• Общее количество автоматизированных рабочих мест - 90;
• Среднее количество подключений к базе в день - 10;
• Количество справочников - 34;
• Видов документов - 26;
• Регистров сведений - 9;
• Регистров накопления - 6;
• Отчетов - 15;
• Количество вводимых документов в - 20;
• Среднее число строк в одном документе -20;
• Объем информационной базы (Мб) на момент описания - 3 Гб
• Параметры оборудования и сети - 100 Мб/с
• Среднее число одновременных подключений к базе - 5