Описание консалтинговой части проекта
Российская компания ЗАО «Группа "А.Д.Д."» занимается реализацией комплексных решений на базе энергоэффективных технологий, способствующих повышению энергетической безопасности объектов промышленности, инфраструктуры и городского хозяйства.
Основные направления бизнеса Группы компаний «А.Д.Д.»:
- энергетический консалтинг
- энергетический инжиниринг
- управление энергоресурсами
- сервис на условиях аутсорсинга
- аренда энергетических комплексов
- поставка оборудования
Целью данного проекта являлось повышение управляемости и прозрачности бизнеса, за счет выстраивания эффективного управления.
На первом этапе проекта был произведен анализ организационной структуры компании, а так же структурных схем бухгалтерской и финансовых служб и распределения внутри них функциональных обязанностей сотрудников. По полученным данным была разработана функциональная матрица, которая позволила перераспределить обязанности, возложенные на финансовый отдел и часть работ переложить на центры ответственности.
Так же был проведен анализ особенностей бухгалтерского и финансового документооборота. По результатам анализа совместно с финансово-экономическими отделами предприятия и бухгалтерией была разработана оптимальная система документооборота, которая позволила совместить процесс планирования (на долгосрочный и краткосрочный периоды) с фактическими данными бухгалтерского учета, а так же организовать оперативное получение отчетов по план-фактному анализу как по БДР, так и по БДДС.
Следующим шагом на заседании рабочих групп с участием сотрудников заказчика был разработан и опубликован, новый регламент работы на предприятии в части отражения первичной документации, который позволил согласовать между собой бухгалтерскую и налоговую отчетность и управленческий учет. Это позволило руководству предприятия принимать оперативные решения. Существующие управленческие отчеты были скорректированы под потребности руководства предприятия, а так же дополнены специфическими отчетами для данного предприятия.
Так же был проведен анализ взаимосвязи бюджетирования в части БДДС и учета денежных средств — выделены узкие места (двойной и тройной ввод информации в разные системы). Была разработана и предложена заказчику новая схема документооборота по данным подсистемам. Новая схема позволила значительно снизить загруженность финансового отдела в части заведения первичной документации и высвободить время для более детального план-фактного анализа. Контроль движения денежных средств позволил улучшить финансовую дисциплину внутри предприятия и наладить более правильные и выгодные взаимоотношения с контрагентами.
Предприятие заказчика является — проектной организацией, но сам учет по проектам велся в отдельном оперативном учете и не во всех подсистемах. Для решения данной проблемы была разработана единая схема взаимодействия подсистем, в которой определены основные точки ввода и отслеживания движений денежных средств по проектам. Данная схема была положена в основу регламента ведения всей первичной документации в разрезе проектов.
В результате проведенных работ сегодня на предприятии разработана и реализована прозрачная и гибкая система отчетности, которая позволяет собственникам предприятия достаточно оперативно получать нужную информацию из любых областей учета.
Предложенная система проетного учета позволила не только сократить уровень товарного запаса на складах, но и оптимизировать занятось трудовых, материальных и финансовых ресурсов в рамках проектов.
Проведенные работы позволили повысить эффективность работы компании за счет:
- сокращения потерь компании в виде избыточного товарного запаса;
- расширения доли рынка, по средствам увеличения объемов продаж и поиска новых контрагентов;
- сокращения нерентабельных Бизнес-направлений;
- повышения прозрачности работы компании для акционеров компании;
- повышения отдачи от сотрудников (путем анализа занятости и эффективного использования трудового ресурса в проектах)
Автоматизированы следующие функции:
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
- Оформление заказов поставщикам
- Планирование закупок
- Управление отношениями с поставщиками
- Учет неотфактурованных поставок
- Учет прихода ТМЦ
- Формирование графика оплаты поставщикам
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
- Анализ кадрового состава
- Кадровый учет
- Подбор кадров
- Расчет зарплаты
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
- Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
Описание работ по внедрению
Российская компания ЗАО «Группа "А.Д.Д."» основана в 1988 году для реализации комплексных решений на базе энергоэффективных технологий, способствующих повышению энергетической безопасности объектов промышленности, инфраструктуры и городского хозяйства.
Основные направления бизнеса Группы компаний «А.Д.Д.»:
- энергетический консалтинг
- энергетический инжиниринг
- управление энергоресурсами
- сервис на условиях аутсорсинга
- аренда энергетических комплексов
- поставка оборудования
На предприятии не было единого программного продукта, в котором производился бы полный учет, т.е. было много отдельных небольших программ, которые между собой не были связаны. Соответственно отсутствовала возможность получения консолидированных данных, которые необходимы для принятия правильных управленческих решений. Не было прозрачности внутреннего учета (бухгалтерского и оперативного). Не было четких схем документооборота.
Инициатором внедрения выступил генеральный директор со стороны заказчика Норкин В.И./p>
Перед специалистами-внедренцами стояли следующие цели:
- Разработать и описать схемы бизнес-процессов и документооборота, действующих на предприятии;
- Сделать отчетность на предприятии более прозрачной и доступной для анализа, на основании которого возможно принимать оперативные управленческие решения;
- Внедрить единый программный продукт, который бы позволил охватить все аспекты учета, действующего на предприятии, в том числе ранее неавтоматизированные;
- Обучить пользователей работе в новом программном продукте.
Выбор остановился именно на "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием", так как оно включает в себя достаточно большое количество подсистем, которые необходимо автоматизировать на предприятии заказчика. И все подсистемы (и их данные) находятся в единой базе, что позволяет управляющему аппарату с достаточной оперативностью (по средством отчетов) получать данные по любой части учета (бухгалтерии, бюджетированию, учету товарно-материальных ценностей и пр.). Так же данная конфигурация позволяет работать с дополнительными модулями, которых нет в "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием". Так, например, дополнительно был установлен модуль «Управление проектной организацией» и разработана подсистема «Учет договоров». Все вновь устанавливаемые модули и доработки могут использовать данные уже внедренных подсистем.
На сегодняшний день внедрены и сданы в промышленную эксплуатацию подсистемы:
- "Управление денежными средствами": Были внесены существенные доработки в типовую конфигурацию, так как данная организация является холдингом и часть данных необходимо передавать по Авизо.
- "Учет договоров": Подсистема "Учет договоров" предназначена для осуществления ведения договорной работы, согласования договоров внутри организации, планирования, учета и анализа исполнения и оплаты договоров.
Функции и задачи, подлежащие автоматизации:
- Создание и сопровождение договорной базы данных, содержащей необходимую информацию для эффективного ведения и учета исполнения договоров.
- Обеспечение безопасности и контроля за разграничением прав доступа пользователей к базе данных в соответствии с уровнем доступа и организации.
- Полный контроль за жизненным циклом договора.
- Группировка договоров по классифицирующим признакам с использованием настраиваемого фильтра.
- Возможность построения отчетов с произвольным количеством и порядком следования параметров.
- Возможность проведения процедуры согласования договоров.
- Возможность отслеживать исполнение контрольных точек по договору.
Составлены схемы документооборота, а так же все необходимые инструкции. Данная схема позволила обнаружить узкие места на предприятии. Организованы и настроены планы обменов между базами данных. Также доработано ограничение доступа пользователей к данным, содержащимся в программе.
На последнем этапе внедрения находятся подсистемы:
- Бюджетирование;
- Учет ТМЦ;
- Учет ОС;
- Бухгалтерский и налоговый учет;
- Управление проектами;
- Зарплата и управление персоналом
Внедрение выполнено на 90%.
Внедрение
ЗАО "Группа "А.Д.Д.""
Группа компаний «А.Д.Д.» 20 лет на рынке. Основана в 1988 году.
Специализация: реализация комплексных программ по повышению энергетической безопасности объектов промышленного и социального назначения.
Виды деятельности:
- Исследования и разработки
- Консалтинг
- Инжиниринг
- Производство
- Строительство
- Выработка электроэнергии
- Эксплуатация энергосистем предприятий
География деятельности: 10 филиалов и представительств на территории России, дочерняя компания в Великобритании.
Общее число автоматизированных рабочих мест: 200
Среднее число подключений к базе: 100
Параметры
- Вариант работы: клиент-сервер;
- общее количество автоматизированных мест - 200;
- среднее количество подключений к базе в день - 100
- количество справочников - 408
- количество видов документов - 505
- количество регистров сведений - 505
- количество регистров накоплений - 193
- количество регистров бухгалтерии - 5
- количество регистров расчета - 20
- количество вводимых документов в день - 480
- среднее число строк в одном документе - 17
- Объем информационных баз:
- 2775 Мб + внешнее хранилище прикрепленных файлов 7800 Мб
- 3350 Мб + внешнее хранилище прикрепленных файлов 9300 Мб
- 600 Мб
- 650 Мб